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Para
la petición del recambio han de considerarse tres factores,
íntimamente relacionados: el conocimiento de las distintas
formas en las que los constructores
de los vehículos estructuran el recambio; la importancia
de una definición exhaustiva de las características
del vehículo y la correcta evaluación
de los daños al comienzo de la reparación.
 Trayecto
del recambio
El proceso de reparación comienza con
la valoración de los daños del vehículo y
concluye con su entrega al cliente, con la consiguiente aceptación
de la reparación por parte de éste. A lo largo de
este periodo, la gestión de las piezas de recambio puede
atravesar distintas fases, que están condicionadas por
el desarrollo de la reparación; estas fases son: pedido
inicial, pedido adicional y pedido urgente. En muchos casos, no
es preciso realizar los pedidos adicional y urgente, ya que el
primer pedido se efectúa correctamente y, a lo largo del
proceso de trabajo, no surge la necesidad de solicitar otras piezas.
La fase de pedido
inicial comienza cuando el vehículo es sometido
en el taller a la valoración de los daños que presenta.
Se realiza entonces un listado que incluye las piezas que van
a ser objeto de petición de recambio.
La fase de pedido
adicional tiene lugar, generalmente,
cuando el vehículo entra en el taller. El operario encargado
de la reparación comprueba las piezas que van a ser sustituidas
y verifica si existen daños que no se han podido determinar
en la valoración, debido a que su localización requiere
desmontajes previos. También puede darse el caso de que
alguna pieza se haya dañado durante el proceso de desmontaje.
Los pasos a seguir son los mismos que en el
pedido inicial, aunque el tiempo que transcurre desde que se realiza
hasta que se reciben las piezas debe ser menor, ya que la reparación
ha comenzado o está a punto de comenzar.
La fase de pedido
urgente suele tener lugar cuando el vehículo está
en periodo de montaje; el gestor de recambios debe actuar con
prontitud, puesto que, en caso contrario, la reparación
puede paralizarse y retrasarse la entrega del vehículo.
Esta petición de recambio urgente suele producirse cuando,
en el montaje de accesorios, el recambio no es el correcto o se
ha deteriorado o extraviado en el taller.
Identificación
del pedido
El listado inicial de piezas recibido por el
gestor de recambios, cuando se efectúa el primer pedido,
ha de ser legible y concreto, conteniendo todas las piezas que,
en principio, se deben sustituir. Este listado puede proceder
de la estimación realizada mediante un sistema
de valoración de daños informatizado, o efectuarse
mediante una valoración
manual. Si se obtiene de la valoración informatizada,
presenta la ventaja de ser más claro (estructura fija,
de fácil lectura) y completo (denominación de la
pieza, referencia y precio). Además, permite definir totalmente
el vehículo, ya que ofrece las opciones posibles de características
y equipamiento. Gestor de recambios y proveedor utilizan, así,
un lenguaje común con referencias y denominaciones del
propio constructor, con la consiguiente reducción de errores.
En la valoración manual, las referencias
y los precios han tenido que ser buscados en manuales, microfichas
y, generalmente, por teléfono, lo que supone un trabajo
largo y tedioso, que puede dejar errores en el camino.
El listado que recibe el gestor de recambios,
procedente de la valoración de daños, deberá
contener la fecha de entrada del vehículo en el taller
y la de su entrega, marcada en función del plazo comprometido
con el cliente. Estos datos contribuirán a la recepción
correcta del pedido, en el tiempo estipulado y, en definitiva,
a garantizar la calidad del trámite.
La persona encargada de la gestión del
recambio en el taller independiente debe confirmar que las piezas
estarán disponibles en la fecha acordada -o localizadas-
de forma que, si surge algún contratiempo, o un proveedor
no dispone de la pieza, se pueda iniciar una búsqueda alternativa
entre otros suministradores.
Una de las funciones primordiales del gestor
de recambios es supervisar la recepción
del pedido, con el fin de detectar cualquier error, lo
antes posible, asegurando así que la primera de las operaciones
del proceso de reparación garantiza el compromiso de entrega
establecido con el cliente.
Por otra parte, desde el punto de vista administrativo,
la tramitación global del recambio, a través de
una aplicación informática
de gestión integral del taller (un ejemplo es el programa
Spiga de Cesvimap) constituye
también un aval para reducir el tiempo y los errores en
el recorrido del recambio: petición, control y recepción
del pedido, datos estadísticos del coste del repuesto,
datos de proveedores, descuentos... Puede abarcarse así
la totalidad de las operaciones que han de llevarse a cabo desde
la solicitud hasta la recepción de las piezas de repuesto.
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Calidad y medio ambiente
Trayecto
del recambio
Pinilla, Francisco (et al).